No trabalho de acompanhamento de empresários e gestores que faço diariamente, o principal tema identificado pelos mesmo é o crescimento dos seus negócio e, por isso, utilizamos uma metodologia, ao longo de todo processo, que nos permita assegurar os resultados de médio longo prazo desejados.
Para garantir este crescimento é essencial que a operação seja acompanhada diariamente por um gestor dedicado, com a preocupação de desenvolver um plano de ações concretas, de garantir o acompanhamento dos recursos na execução consistente, de monitorizar e avaliar os resultados e de ajustar o plano sempre que necessário para obter os objetivos pretendidos.
Fig 1 - Execução consistente (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)
Dependendo da dimensão da empresa, este processo pode ser totalmente concentrado entre o empresário e os seus colaboradores, ou ser controlado em cascata, por nÃveis hierárquicos de chefias intermédias.
Estabelecimento de uma visão de longo prazo
O nosso acompanhamento em qualquer empresa, começa sempre com uma análise profunda do ponto de situação atual. É muito importante perceber em detalhe qual o ponto onde a empresa se encontra, o ponto A (Fig.2). Para isso, é fundamental aprofundar a análise efetuada neste trabalho para perceber, com os dados do dia a dia, qual o melhor aproveitamento que poderá ser feito dos recursos existentes.
Fig.2 - Levar a empresa de A a Z (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)
Depois de estabelecer o ponto A, deverá ser estabelecido o ponto Z, que representa o ponto para onde se deseja levar a empresa. Deverá representar um ponto relevante no futuro de médio longo prazo, um ponto que seja inspiracional e que faça todo o sentido para garantir que a empresa e os colaboradores se envolvem nesta jornada.
Objetivos anuais, trimestrais e semanais
Tendo definido um ponto Z, poderemos então começar a definir os objetivos. Da nossa experiência, a melhor forma de definir e acompanhar objetivos é com a periodicidade anual, trimestral e semanal (o acompanhamento financeiro mensal deve aparecer em consequência destes prazos, apenas para ir validando com os dados da contabilidade).
Os objetivos têm 3 caracterÃsticas:
- Mensuráveis
- Enquadrados no tempo
- Inegociáveis
Para se tornarem verdadeiramente inegociáveis é fundamental atribuir-lhes um valor realmente elevado, atribuir o propósito de longo prazo, e por isso a importância de definir bem o ponto Z.
Na procura da realização destes objetivos o nosso melhor não é suficiente. É muito importante interiorizar que os objetivos são inegociáveis, que são para cumprir ou morrer a tentar.
Pensem numa formiga. A formiga tem um caminho muito bem definido para fazer, ela anda depressa e sabe para onde vai. Se lhe colocarmos um dedo à frente, ela irá contornar o dedo e continuar o seu caminho. Colocamos outro dedo e ela fará novamente o mesmo. Colocamos um pé à frente e ela irá contornar o obstáculo, sem nunca pôr em causa o seu rumo. Qual a única forma de demover a formiga do seu propósito? É mesmo por-lhe o pé por cima. É matá-la.
Interiorizem verdadeiramente os objetivos da vossa organização e façam acontecer.
2.3. Plano de ações concretas
Após a definição dos objetivos, é hora de encontrarem as formas para lá chegar. Não basta querer, é fundamental descobrir o como.
Em cada trimestre, o gestor com a sua equipa, devem traçar o plano das ações concretas que deverão ser efetuadas, identificando de forma clara os resultados pretendidos, os prazos de entrega e os responsáveis por cada ação.
Este ponto parece óbvio e muito simples, mas já trabalho com empresas há alguns anos e não me lembro de nenhuma empresa que o fizesse de forma consistente e clara. Brian Tracy diz que cada minuto de planeamento, poupa dez minutos de execução e, por isso, nos nossos processos de acompanhamento às empresas, este é um momento em que investimos algum tempo.
Execução consistente e medição dos resultados
Tendo o plano definido é fundamental garantir a execução consistente do mesmo. Tendo claramente estabelecido o que devemos fazer, quais os resultados pretendidos e em que prazo devemos concluir o projeto, torna-se muito mais simples a sua realização.
Um dos grandes desafios dos nossos dias é a gestão de tempo mas, com este planeamento, conseguimos perceber o que devemos fazer, e o que não devemos fazer, o que teremos que fazer primeiro e o que teremos que fazer depois.
Para garantir que os resultados estão a acontecer da forma esperada, devem ser acompanhados indicadores financeiros e operacionais que permitam às equipas acompanhar os seus resultados, manterem-se envolvidos com os resultados e permitir à gestão perceber se se estão a aproximar dos objetivos ao ritmo desejado ou se têm de fazer ajustes à execução
Afinar execução
A gestão de negócios não é uma ciência exata. Se fosse simples e linear, qualquer jovem quando saÃsse de uma boa universidade de gestão, estaria totalmente preparado para gerir uma empresa de milhões, pois apenas precisaria de aplicar a receita aprendida.
Mas sabemos que não é assim. Não há certos, nem errados, não há uma bola de cristal que nos diga como vai correr cada ação que programamos.
Para gerir um negócio é preciso muita sensibilidade, experiência e, acima de tudo, atenção e humildade para interiorizarmos que não sabemos tudo, que aquilo que era verdade antes pode ter deixado de ser. Temos que ter total disponibilidade para estar sempre a aprender coisas novas.
Aquilo que aconselhamos todos os nossos clientes é testar e medir. Na nossa visão, é muito importante, quando lançamos algum projeto, ir analisando os resultados com detalhe, perceber se a execução está a correr conforme planeado e se os resultados estão a aparecer. Ao longo do processo terão que ser efetuados ajustes na execução para nos aproximar do planeado, tornado a execução cada vez mais produtiva e cada vez mais eficiente na prossecução dos objetivos traçados.
