Procura o que importa... e FAZ!
dezembro 13, 2018
Um dos pontos mais importantes na vida de um gestor é conseguir priorizar as suas tarefas e conseguir dedicar-se àquilo que realmente importa.
O tempo é um bem muito escasso, que nunca pára e que não conseguimos comprar.
Segundo a Lei de Pareto há 20% das coisas que fazemos que são responsáveis por 80% dos nossos resultados. Sendo o nosso tempo um bem tão precioso, temos que estar constantemente a nos perguntar quais são os 20% que são mais relevantes para o nosso negócio, quais são as tarefas que se nos dedicarmos a elas, todas as outras ficarão resolvidas ou simplificadas.
A vida de um gestor é, normalmente, recheada de interrupções. São os clientes que ligam para fazer encomendas, é o colaborador que entra pela porta para fazer perguntas, é o fornecedor que envia um mensagem para esclarecer um assunto… todos podem ser relevantes e urgentes, mas será que tenho de responder a todos? E qual primeiro e qual depois?
Estas são sempre as questões que, para conseguirmos melhorar os nossos resultados, devemos estar constantemente a fazer. Devemos, em todos os instantes, perceber qual a tarefa mais importante, quer seja uma interrupção ou algo em que estamos concentrados e não queremos perder o foco. Temos que garantir que ninguém decide a nossa agenda por nós, temos que aprender a dizer “Não” ou, pelo menos, “Agora não”.
Cada pessoa que fala connosco tem sempre em mão um assunto muito urgente e importante mas, às vezes, pode ser só para ele. O que temos que pensar antes de deixar que os outros nos interrompam é, tendo em consideração o que estamos a fazer, quem e em que circunstâncias nos podem interromper. E isso deve estar claro para todos, mas principalmente para nós que temos que ser os guardiões da agenda.
A nossa agenda deve ser organizada de acordo com o grau de importância daquilo que temos que fazer. Devemos nos preocupar primeiro com as tarefas que temos que ser mesmo nós a fazer e que trazem grande resultados para a empresa.
As tarefas mais operacionais são, normalmente, aquelas que os gestores tendem a agarrar primeiro, ficando as tarefas de organização, pensamento, planeamento, estratégia sempre para o fim já que, pela sua natureza, não são urgentes. E, muitas vezes, por não haver tempo para tudo acabam por ser adiadas eternamente.
O grande problema é que não havendo planeamento e estratégia, a execução acaba, muitas vezes, por ser mais morosa e menos eficiente.
A segunda dica que eu dou aos meus clientes é, depois de decidirem o que é para fazer, façam mesmo. A indecisão, a dificuldade em tomar decisões é muito prejudicial para qualquer negócio.
Muitos empresários e gestores, como também as pessoas em geral, têm muita dificuldade em avançar para o desconhecido e por isso, apesar de terem muito claro qual a melhor decisão, acabam por adiá-la para mais tarde por receio de falhar.
Pois, mas atenção a estas indecisões porque assim nada acontece, nada muda e nada evolui.
É fundamental que todos os gestores tenham bem claro que precisam se dedicar a pensar sobre as coisas mais importantes, deixando as urgências para trás ou para outra pessoa resolver.
E depois, tão ou mais importante, é preciso decidir e fazer acontecer. Garantir que são implementadas as mudanças inerentes às nossas decisões que analisamos os resultados para garantir que trouxeram os resultados esperados.
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