Quantas vezes analisas onde alocas o teu tempo?
outubro 11, 2017
Ainda ontem, numa sessão de coaching com uma empresária que tem o
negócio em franco crescimento, ela me referia que passava os dias a correr
atrás dos "incêndios" e que pouca, ou mesmo nenhuma, oportunidade tinha de tratar
dos assuntos que realmente eram mais importantes para ela. Quando comecei a
fazer perguntas com o objetivo de lhe mostrar que são tudo escolhas, começou
efetivamente a deixar cair as barreiras e a eliminar do discurso frases como “eu não posso…” ou “eu
tenho que…”. São normalmente frases que nos condicionam totalmente e tiram o nosso poder de escolha
e o nosso poder de decisão.
Na verdade, andamos quase sempre distraídos, em modo automático, atrás
daquilo que são as nossas urgências, e ainda pior, as urgências dos outros . E
será que essa é a melhor forma de gerir o teu tempo?
Na minha opinião, fundamentada por leitura das experiências de
grandes mestres de gestão e também com a minha experiência prática, não é. A
melhor forma é planear, aumentar a nossa noção de quais são as tarefas que
realmente são importantes em cada momento, agir mantendo o foco no que é
importante, manter sempre o foco até ao fim, criar uma agenda por defeito para nos manter alinhados semanalmente com os nossos objetivos e persistir na tarefa até ela estar
concluída e então celebrar o seu sucesso partindo para a próxima.
Podemos catalogar as tarefas em quatro grandes grupos
(seguindo o alvo em cima):
1) As tarefas importantes e não urgente – Esta
é garantidamente a zona em que deveríamos colocar toda a nossa atenção. Não é
obrigatoriamente a que nos consome mais tempo, mas é aquela cujas tarefas não
podem mesmo ficar por fazer, pois o tempo que investimentos nestas tarefas
será, certamente, aquele que nos irá trazer mais retorno. São as tarefas de
pensamento estratégico, de planeamento, de organização, de análise de
resultados.
2) As tarefas importantes e urgentes – Estas também
não poderemos deixar de fazer pois são importantes. No entanto se tivermos tudo
organizado e devidamente acautelado, estas tarefas tenderão a diminuir. Por
outro lado, sendo estas tarefas urgentes podem pôr em causa o tempo que
dedicamos à zona 1, o que temos que ter muito cuidado. Convém termos uma agenda pré-definida, em que não abdicamos
do tempo que dedicamos às tarefas da zona 1, e então as tarefas da zona 2 serão claramente as seguintes. As tarefas que aparecem nesta zona são, muitas vezes, despoletadas
por urgências dos outros e aqui o essencial é colocá-las de acordo com as
nossas prioridades. Saber dizer que não é uma virtude fundamental para melhorar
a nossa gestão do tempo.
3) As tarefas urgentes e não importantes –
Este é o grupo mais perigoso, pois é aquele que temos a ilusão que estamos a
trabalhar muito, mas que chegamos ao fim do dia e trabalhámos realmente muito,
mas produzimos pouco. É aquele grupo em que estamos a correr atrás das
urgências dos outros sem pensarmos o que é realmente importante para nós, estamos
a fazer coisas que não são importantes, mas que nos consomem tempo… e se as deixarmos sem controlo, vão mesmo consumir-nos muito tempo e ficar
totalmente ingerível. É quando estamos perdidos nestas tarefas que começamos a
pensar que o dia deveria ter pelo menos 30 horas.
4) As tarefas que não são importantes e
também não são urgentes – Aqui descobrimos os verdadeiros fatores de distração
e é a área onde passamos mais tempo: os facebooks, os emails de conversa, os
telefonemas para discutir o jogo de ontem ou as horas que se perdem no café a
discutir o tempo. Este, embora esteja muito enraizado na nossa cultura, é o
mais simples de largarmos. É só tornar-mo-nos mais disciplinado, decidir que
não queremos perder tempo com eles. Como há muitos pais que dizem às crianças que
só podem ver televisão durante 30 minutos por dia, é ter as mesmas regras para
si. Eu só vou dedicar 15 minutos por dia nas redes sociais (até porque as redes
sociais podem ser profissionalmente muito úteis) e vou duas vezes ao café, mas
não posso demorar mais do que 5 minutos a falar do tempo. Requer disciplina mas
é fundamental.
Quantas vezes atendes o telefone no meio de uma tarefa importante?
Claro que podes argumentar que poderia ser o chefe a pedir algo
mais urgente... mas urgente para quem? Para ti ou para ele?
Mesmo quando trabalhas por conta de outrem, e tens contas a
prestar às tuas chefias, deves organizar as tuas prioridades pela tua cabeça.
Obviamente que ter as tarefas que te pedem, concluídas nos prazos impostos fará, certamente, parte das coisas que são importantes para ti (se queres
continuar no mesmo cargo), mas a essas tens que juntar todas as outras que são
importantes para ti e priorizá-as. Tens que assumir a total responsabilidade sobre a tua
agenda.
Não deixes que os outros mexam nas tuas prioridades, senão estás a
viver a vida que os outros desenharam para ti...
0 comentários