Normalmente começa a correr sem grande rumo traçado e aqui começam os desafios...

O primeiro exercício que este empresário deve fazer, é elaborar um plano de negócios para os próximos 5 a 10 anos. Ter uma visão clara do que pretende para a empresa, do seu nicho de mercado, da sua diferenciação e dos objetivos que quer alcançar.

Esta visão é fundamental pois vai permitir encaminhar o dia a dia e estabelecer planos de ação a mais curto prazo.

Para além da visão é fundamental definir os pontos de cultura, os valores e comportamentos que fazem parte obrigatória do dia a dia na empresa e que vão ajudar a encontrar as pessoas certas para a organização.

Na prática, o que costuma acontecer é que a maioria dos empresários quer começar rapidamente com o negócio, partindo sempre para a ação, sem antes planear onde quer chegar e que ações deverá fazer.

Pode parecer demasiado utópico pensar nestas coisas antes de começar a operar, mas  é no momento que devemos ter o caminho delineado, senão vamos começar a andar em círculos e não vamos chegar ao resultado desejado.

O segundo exercício  é definir o organograma da empresa, independentemente de, no início, o único empregado ser o próprio empresário. 

É fundamental, nesta fase inicial, perceber que funções têm de existir e o que cada função é responsável por assegurar. As caixas do organograma devem, numa fase inicial, estar todas preenchidas com o nome do empresário, sendo o único colaborador da empresa. 

Neste primeiro desenho de funções, devem ser assinaladas as funções em que o conhecimento do empresário é fundamental e as que poderão ser delegadas em breve (em que as capacidades do empresário não fazem tanta diferença e não contribuem tanto para o resultado financeiro da empresa). Deverá também ser acrescentado o número de horas que cada função ocupa.

Ao longo das várias semanas é fundamental que o empresário vá apontando numa folha as rotinas e  metodologias que utiliza em cada função para ir construindo um manual de procedimentos por função, bem como o tipo de indicadores que deverá seguir para garantir uma boa execução destas mesmas tarefas.

Este manual de procedimentos deverá ser melhorado ao longo do tempo e servirá de base para a delegação das tarefas à equipa.

O objetivo é que, com o crescimento da empresa, o empresário vá-se ocupando cada vez mais das tarefas do topo do organigrama, criando condições financeiras e de suporte para ir preenchendo com outras pessoas as tarefas em que a sua experiência não faz tanta diferença, construindo assim a sua equipa.

O empresários deverá aprender a valorizar o seu tempo e perceber quais as funções que trazem mais valor ou menos valor para a empresa. Será nas de maior valor, que a longo prazo, se deverá ocupar inteiramente. Ao longo do tempo, com o crescimento da empresa, é fundamental que os empresários aprendam a delegar as suas tarefas mais operacionais. 

Bryan Tracy diz-nos que um bom planeamento aumenta em 10x os resultados da empresa e por isso é fundamental que os empresários passem o seu tempo a pensar o negócio e não na operação do negócio.

É muito importante que todos os empresários, desde o momento em que iniciam a sua atividade tenham esta noção para que preparem a operação, criem as condições de estruturação e monitorizam, fundamentais para a alavancagem do negócio.