Uma forma de gerir bem o tempo... fazer bem à primeira
janeiro 31, 2019
A semana passada, em conversa com um cliente, ele dizia-me que os vendedores demoravam muito tempo a fazer os orçamentos porque tinham que os fazer e refazer várias vezes até ficarem bem feitos, nas condições perfeitas para ir para o cliente.
Enquanto ouvia esta frase, lembrei-me de um administrador que tive há muitos anos, numa empresa em que devido ao elevado volume de trabalho, trabalhávamos muitas horas durante a semana e que tínhamos de ir, às vezes, aos sábados e domingos. Quando eu me queixava que trabalhava muitas horas, o administrador dizia-me sempre: “Mariana, sabe porque é que trabalha tantas horas? Porque não faz o trabalho perfeito à primeira. Se fizesse tudo bem à primeira, provavelmente, poderia trabalhar menos do que as 40 horas por semana”.
Ele dizia aquilo meio a sério, meio a brincar, mas na verdade ele tinha razão. Era duro de ouvir que eu trabalhava horas a fio porque não estava a entregar o trabalho totalmente bem à primeira e por isso precisava de repetir alguns trabalhos e isso fazia com que perdesse muito tempo.
A única coisa que me consolava é que eu não era a única… a equipa estava toda no mesmo barco e, por isso, ou o grau de exigência era muito elevado, ou nós não estávamos preparados para aquele nível de exigência.
Agora olho para trás e percebo que foram muitas horas de trabalho, mas cada minuto foi bem investido, pois foram grandes aprendizagens que consegui retirar daqueles momentos difíceis e de grande esforço.
Mas as palavras que o administrador proferiu ficaram-me para a vida. Guardei bem a informação que gastamos, muitas vezes tempo a mais, porque não fazemos bem à primeira . Cometemos esse erro muitas vezes na nossa vida.
Não nos focamos no que estamos a fazer, não planeamos devidamente as várias tarefas que temos para fazer ou não estamos completamente habilitados para as funções e, por isso, acabamos por demorar muito mais tempo do que poderíamos demorar.
Naquela altura da minha vida, com um enorme fluxo de trabalho e um grau de exigência muito elevado, aprendi várias formas de otimizar a utilização do meu tempo. Tinha de ser. Eu não queria passar todos os meus fins de semana a trabalhar no escritório.
O que expliquei ao meu cliente que referi no início do artigo, foi a questão da sistematização daquilo que são funções repetidas. Todos nós temos tarefas no nosso dia a dia que são repetitivas, que são feitas todos os dias da mesma forma. Eu, naquela altura, estava numa função de controlo de gestão e reporting e, por isso, aquilo que fiz foi a automatização de todo o processo de reporting. Entravam os números e todas as apresentações que fazia sobre aqueles dados saíam automaticamente. Isso garantia não só um menor número de erros como também uma maior rapidez dos resultados. Consegui dessa forma gastar a maior parte do meu tempo na análise dos resultados e não na produção dos relatórios.
Relativamente ao ponto do meu cliente a orçamentação e o envio de propostas também são um ponto que, em situações mais rotineiros, podem ser estabelecidos modelos que lhes permitam automatizar o processo.
Cada vez que têm uma reunião comercial e que vos é pedido um orçamento podem tentar inventar novamente a roda, fazer o orçamento do zero e escrever o email personalizado para o cliente conforme a vossa inspiração do momento.
Será essa a melhor forma?
Na minha opinião não. Um orçamento é um documento oficial da empresa e, por isso, deve obedecer a determinadas regras. Deve haver um template da empresa em que o comercial, em cada caso, só deverá preencher os espaços em branco com os pontos específicos do cliente. Deve ser uma tarefa bastante sistematizada, de forma a perder o mínimo tempo possível e minimizar os erros.
O tempo de qualquer colaborador deve ser investido naquilo que não é rotineiro, naquilo que as qualidades humanas podem realmente fazer a diferença.
Nas empresas é muito importante ter o sentido crítico, perceber o que é a rotina que podemos sistematizar e encontrar automatismos que diminuam o tempo dispendido nestas tarefas, com o objetivo de ganhar tempo para pensarmos bem a excepção e planearmos o futuro da melhor forma.
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